Prijava i odjava gostiju
BRŽA PRIJAVA GOSTIJU PUTEM INTERNETA
Sezona je, posla puno, a vremena malo. Kako biste sve maksimalno ubrzali i pojednostavili, danas postoji niz mogućnosti, a jedna od njih su i programi za prijavu i odjavu gosta, koji privatnim iznajmljivačima daju i mogućnost vođenja rezervacija te podataka o gostima.
Pripremila: Lorena Bota
Dolazi sezona, gosti, rezervacije. Puno toga, malo vremena, a treba biti učinkovit. Upravo je to razlog da u ovom broju kada se radi o investicijama pišemo o računalnim programima za prijavu gostiju policiji i turističkoj zajednici, koji ujedno služe i za vođenje rezervacija i dijela poslovanja. Zanimalo nas je naime kada se to isplati, kada ne, koliko košta i naravno koliko to našim čitateljima zaista može ubrzati ili olakšati poslovanje, te smo porazgovarali s Darkom Kontinom iz tvrtke Koristan kod, Davorkom Peruško Stipić iz tvrtke Istra informatički inžinjering, te Vierijem Ellersichom iz tvrtke Elvis - Rps koje se bave upravo ovim specijaliziranim programima.
PROGRAM KAO JEDAN OD ALATA
Ono što će se svaki iznajmljivač prvo pitati vjerojatno jest: Imam samo dva apartmana, pa da li mi to ustvari treba? Svi se naši sugovornici slažu kako broj kapaciteta nije preduvjet za nabavku programa.
- Takva rješenja nude puno prednosti koje pravilnim korištenjem mogu povećati broj rezervacija i smanjiti potrebno vrijeme za njihovo vođenje, navodi Darko Kontin. Prednosti programa bi tako trebao osjetiti iznajmljivač s primjerice jednim apartmanom, kao i onaj s njih dvadeset.
Ono što je najvažnije kod korištenja programa jest da se smanjuju troškovi poslovanja, uvid u zauzetost kapaciteta je brži i pregledniji, zbog brže obrade povećava se broj rezervacija, jednostavniji je rad s više ljudi i održavanje, a svi se podaci pohranjuju.
- Na primjer, funkcionalnost poput kalendara rezervacija može značajno utjecati na vrijeme koje je potrebno vlasniku ili gostu da nađe odgovarajući termin za novu rezervaciju. Online dostupnost podataka može prepoloviti komunikacijske troškove. Gost ili agencija mogu proučavati ponudu smještaja i kreirati rezervaciju bez potrebe posredovanja vlasnika i to 24 sata na dan svaki dan u tjednu, pojašnjava Kontin.
Na tržištu se danas mogu najčešće naći programi kao gotova rješenja. Neka su od njih su fiksna, dok neka nude i prilagodbu specifičnim potrebama iznajmljivača.
- Naravno, ovaj drugi tip programa daleko je skuplji i potrebno je vidjeti da li se takav ulog uopće i isplati. Moje mišljenje je da su gotova rješenja dovoljno fleksibilna i da pokrivaju potrebe većine privatnih iznajmljivača, konkretan je Darko Kontin.
Svi programi najčešće imaju i automatski sustav za prijavu gostiju ili pak djelomično automatski, a početna cijena programa je od 1.000 kuna na više.
- Sama cijena ovisi o nekoliko faktora od kojih je najvažniji broj funkcionalnosti koje program nudi. To je ujedno i dvosjekli mač privatnim iznajmljivačima jer mnoge funkcionalnosti neće nikada koristiti, a platiti će ih. Određeni programi imaju nižu početnu cijenu kako bi privukli korisnike ali zato kasnije naplaćuju proviziju na broj rezervacija i gostiju, pa se prije nabavke treba dobro informirati. Zatim postoji velika razlika u cijeni programa koji se plaćaju jednom i nude se kao gotov proizvod i programa koji se nude kao usluga, a plaćaju se putem pretplate. Rješenja u obliku usluge su kratkoročno i dugoročno puno jeftinija i eliminiraju većinu drugih troškova. Takva riješenja možete naći naći već od 50 kn mjesečno, navodi Kontin.
Osim prijave i odjave gostiju, te vođenja rezervacija, takvi programi mogu imati i knjige gostiju te mogućnost izrade računa za goste. Kao jednu od velikih prednosti Vieri Ellersich iz tvrtke Elvis Rps navodi i pohranjivanje podataka o gostima. U tom slučaju program pamti sve upisane goste kroz godine, što znači da je uvijek moguće "povući" podatke o gostima koji češće dolaze u objekt te na taj način upis svesti doslovno na jedan "klik".
TURISTIČKE ZAJEDNICE OSIGURAVAJU PROGRAME
Danas je sve popularnije da neki od programa za prijavljivanje gostiju za svoje iznajmljivače osiguravaju već i same turističke zajednice. Na koji to način funkcionira pojasnila je mr. sc. Davorka Peruško-Stipić iz Istra informatičkog inžinjeringa.
- Turističke zajednice koje imaju veliki broj malih privatnih iznajmljivača na svom području kao što su primjerice Rab, Rovinj ili Medulin u zadnjih nekoliko godina suočile su se sa ogromnim brojem ručno popunjenih i osobno dostavljenih prijava koje su morale unositi u svoj informacijski sustav što im je oduzimalo vrijeme i prostor te stvaralo dodatne troškove u vidu zapošljavanja sezonaca, objasnila je gđa. Peruško-Stipić.
Turističke su zajednice tako tražile rješenje kojim bi potaknule brojne male iznajmljivače da svoje prijave popunjavaju i dostavljaju elektronskim putem bez potrebe da dolaze u ured TZ-a. Optimalno rješenje za to je WEB aplikacija za koju je dovoljno da se sa bilo kojeg računala osoba putem Internet pretraživača i dodijeljenog korisničkog imena i lozinke prijavi i popuni obrazac koji je gotovo jednak papirnatom.
Iako je na tržištu već postojalo nekoliko aplikacija za prijavu turista putem WEB-a iznajmljivači se nisu baš masivno odlučivali za njihovo korištenje jer se tu radi većinom o starijim domaćinstvima koji se ili ne koriste PC računalima i internetom ili im je nabavka programa bila preskupa u odnosu na prihode koje ostvaruju.
- Tako smo još 2008. godine potaknuti zahtjevima turističkih zajednica koje su korisnici našeg programa PTZ2 - Prijava turista u turističku zajednicu, razvili WEB aplikaciju PTW - Prijava turista putem WEB-a koja je namijenjena turističkim zajednicama i koje onda omogućavaju svojim iznajmljivačima unos prijave putem Interneta, navodi naša sugovornica.
Način na koji su turističke zajednice motivirale iznajmljivače da se počnu koristiti elektronskom prijavom jest taj što su im omogućile potpuno besplatno korištenje servisa i istovremeno mogućnost da kroz isti program vode knjigu gostiju i izvrše i prijavu prebivališta stranaca u MUP.
Već se prve godine, odnosno 2008. to pokazalo kao dobar koncept, jer je u deset turističkih zajednica, web servis počelo koristiti 1.400 korisnika i unijelo tim putem ukupno preko 60.000 prijava. Sljedeće, 2009. godine web servis je svojim iznajmljivačima ponudilo 19 turističkih zajednica, koristilo ga je gotovo 3000 iznajmljivača, i unijelo više od 120.000 prijava.
O prednostima ovakvih programa gđa. Peruško-Stipić navodi kako je prva prednost to što se isti instaliraju na web serveru, na jednom se mjestu održavaju i servisiraju pa tako na računalu korisnika nije potrebna nikakva posebna instalacija niti oprema, osim one koju inače koriste za pristup Internetu. Za turističke je zajednice prednost u tome što one vode brigu o održavanju jedinstvenih šifranika pa su mogućnosti nesukladnosti u podacima minimalne, daju konzultacije i podršku iznajmljivačima u korištenju servisa te izdaju korisnička imena i lozinke.
- Neke su turističke zajednice čak organizirale i tečajeve za korištenje Windowsa i Internet pretraživača, kako bi što veći broj iznajmljivača svoje prijave dostavljalo elektronskim putem, dodaje dalje gđa. Peruško-Stipić.
Turistička zajednica plaća godišnje korištenje web servisa, u ovisnosti o svojoj veličini prema broju iznajmljivača. Ta se cijena kreće prosječno oko 500,00 eura godišnje, s time da turističke zajednice s manjim brojem registriranih iznajmljivača plaćaju nižu cijenu.
- U cijenu godišnjeg korištenja aplikacije je uključeno njeno održavanje u smislu prilagođavanja zakonskim promjenama, ispravka prijavljenih programskih grešaka i nadogradnje funkcionalnosti, a edukacije i konzultacije krajnjih korisnika su zadatak same turističke zajednice, zaključuje na kraju gđa. Peruško-Stipić.
TZ ROVINJ IZNAJMLJIVAČIMA OSIGURAVA BESPLATAN PROGRAM
Kako programi za prijavljivanje gostiju funkcioniraju u praksi, pitali smo direktoricu rovinjske turističke zajednice Odette Sapač, koji su ovo rješenje uveli prije dvije godine, među prvima u Hrvatskoj.
- Tvrtka čije programe inače koristimo, ponudila nam je program za prijavu gostiju preko interneta i odlučili smo našim iznajmljivačima ponuditi mogućnost da besplatno, putem računala, iz vlastitog doma prijavljuju turiste, pojasnila je gđa. Sapač te dodala kako je na području Rovinja više od 1.000 privatnih iznajmljivača i svi su morali dolaziti osobno u ured prijaviti gosta, tako da je ovaj program uvelike olakšao posao svima.
- Iznajmljivače smo obavijestili putem pošte, neki su se odmah došli informirati, a neke smo morali malo i sami još malo potaknuti, kazuje direktorica o prvim naporima kod uvođenja programa.
U turističkoj su zajednici bili vrlo zadovoljni tijekom uvođenja programa jer je, kako navode, prošlo sve vrlo bezbolno.
- Naši djelatnici su prošli edukaciju kako bi i sami znali objasniti korištenje programa i pružiti podršku iznajmljivačima, ali korištenje programa stvarno nije komplicirano, čak ni za starije ljude koji nisu imali prilke često koristiti računalo. Zna se, recimo dogoditi, da se nekad pristisne kriva tipka, ali zato mogu uvijek nas nazvati da im pomognemo, navodi gđa. Sapač.
Koliko je ova korisna novost dobro prihvaćena, govori i brojka od 400 iznajmljivača koji program redovito koriste. Za korištenje i pristup programu potrebno je samo dobiti jednu šifru na policiji i jednu u turističkoj zajednici i nakon toga se program može neometano i neograničeno koristiti, a pristupa mu se putem internet stranice, pa tako nisu potrebne nikakve dodatne instalacije ili programi.
|
|